Steuerberater wählen: Gebühren, Leistungen und erste Fragen

Ob bei der Gründung eines Unternehmens, beim Kauf einer vermieteten Wohnung oder bei der jährlichen Einkommensteuererklärung: Eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater kann Ihnen Arbeit abnehmen und helfen, Fehler gegenüber dem Finanzamt zu vermeiden. Doch wie berechnen Kanzleien ihre Honorare, was ist im Gesetz geregelt, und welche Fragen sollten Sie schon im ersten Gespräch stellen?

Die gesetzliche Grundlage: die StBVV

Wie Steuerberaterinnen und Steuerberater abrechnen, regelt die Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV). Zum 1. Juli 2025 wurde sie angepasst; seitdem wird die Zeitgebühr nach Viertelstunden berechnet. Das System beruht im Wesentlichen auf drei Elementen:

1. Der Gegenstandswert: Bei vielen Leistungen richtet sich die Gebühr nach einem Wert, auf den sich die Arbeit bezieht. Für die Einkommensteuererklärung ist das nach § 24 Abs. 1 Nr. 1 StBVV die Summe der positiven Einkünfte, mindestens jedoch 8.000 Euro. Die Verordnung enthält Tabellen, aus denen sich für jeden Gegenstandswert eine volle Gebühr ergibt: Tabelle A (Beratungstabelle), Tabelle B (Abschlusstabelle), Tabelle C (Buchführungstabelle) und Tabelle D.
2. Der Gebührenrahmen: Für die einzelnen Tätigkeiten legt die StBVV einen Rahmen fest, für die Einkommensteuererklärung zum Beispiel 1/10 bis 6/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle A. Innerhalb dieses Rahmens bestimmt die Beraterin oder der Berater die Gebühr nach billigem Ermessen (§ 11 StBVV). Zu berücksichtigen sind vor allem Umfang und Schwierigkeit der Arbeit, die Bedeutung der Angelegenheit sowie Ihre Einkommens- und Vermögensverhältnisse; auch ein besonderes Haftungsrisiko kann eine Rolle spielen. Ein einfacher Fall liegt deshalb eher am unteren Ende des Rahmens, ein aufwendiger eher am oberen.
3. Die Zeitgebühr: Für manche Tätigkeiten sieht die Verordnung eine Abrechnung nach Zeit vor, etwa für die Prüfung eines Steuerbescheids (§ 28 StBVV) oder die Teilnahme an einer Außenprüfung (§ 29 StBVV). Sie gilt außerdem, wenn sich der Gegenstandswert nicht schätzen lässt. Nach § 13 StBVV beträgt die Zeitgebühr 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde, also umgerechnet 66 bis 164 Euro je Stunde, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer.

Für einen Rat oder eine Auskunft, die nicht mit einer anderen gebührenpflichtigen Tätigkeit zusammenhängt, sieht § 21 StBVV eine Gebühr von 1/10 bis 10/10 nach Tabelle A vor. Beschränkt sich die Tätigkeit auf ein erstes Beratungsgespräch und sind Sie als Verbraucherin oder Verbraucher zum ersten Mal bei dieser Kanzlei, darf sie dafür höchstens 190 Euro verlangen. Diese Gebühr wird auf eine spätere, damit zusammenhängende Tätigkeit angerechnet.

Längere Abgabefristen mit Beratung

Ein praktischer Vorteil einer steuerlichen Beratung betrifft die Abgabefrist. Wer seine Einkommensteuererklärung selbst erstellt und zur Abgabe verpflichtet ist, muss sie nach § 149 der Abgabenordnung (AO) grundsätzlich spätestens sieben Monate nach Ablauf des Kalenderjahres einreichen, also bis zum 31. Juli des Folgejahres. Ist eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater beauftragt, verlängert sich die Frist grundsätzlich bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten Folgejahres.

Für die Jahre nach der Corona-Pandemie galten Übergangsfristen: Für 2024 lief die Frist mit Beratung bis zum 30. April 2026. Für die Steuererklärung 2025 gilt mit Beratung wieder die reguläre Frist bis Ende Februar 2027; fällt das Fristende auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt es sich auf den nächsten Werktag. Das Finanzamt kann eine Erklärung aber in bestimmten Fällen auch früher anfordern, etwa wenn frühere Erklärungen verspätet abgegeben wurden. Eine solche Vorabanforderung geht der verlängerten Frist vor.

Vergütungsvereinbarungen: Was gilt

Viele Kanzleien rechnen nicht allein nach den Tabellen der StBVV ab, sondern schließen eine Vergütungsvereinbarung, etwa mit festen Monatspauschalen für die laufende Buchführung oder mit Stundensätzen. Für solche Vereinbarungen gelten nach § 4 StBVV klare Regeln:

• Die Vereinbarung bedarf der Textform, eine E-Mail genügt also. Sie muss als Vergütungsvereinbarung oder in vergleichbarer Weise bezeichnet werden, von anderen Vereinbarungen deutlich abgesetzt sein und darf nicht in der Vollmacht stehen. Art und Umfang des Auftrags sind zu bezeichnen.
• Die Kanzlei muss Sie in Textform darauf hinweisen, dass eine höhere oder eine niedrigere als die gesetzliche Vergütung vereinbart werden kann.
• Eine niedrigere Vergütung ist in außergerichtlichen Angelegenheiten zulässig, wenn sie in einem angemessenen Verhältnis zu Leistung, Verantwortung und Haftungsrisiko steht (§ 4a StBVV).
• Ist eine vereinbarte Vergütung unter Berücksichtigung aller Umstände unangemessen hoch, kann sie in einem Rechtsstreit herabgesetzt werden, höchstens bis auf die gesetzliche Vergütung.

Lohnsteuerhilfeverein oder Steuerkanzlei

Bevor Sie eine Kanzlei beauftragen, lohnt sich die Frage, ob ein Lohnsteuerhilfeverein für Ihr Anliegen ausreicht:

• Lohnsteuerhilfeverein: Nach dem Steuerberatungsgesetz dürfen Lohnsteuerhilfevereine ihre Mitglieder beraten, wenn diese Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, aus Renten und anderen wiederkehrenden Bezügen oder aus Unterhaltsleistungen haben. Weitere Einkünfte daneben schließen die Beratung nicht grundsätzlich aus. Nicht zuständig sind die Vereine aber, wenn ein Mitglied Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, aus Gewerbebetrieb oder aus selbständiger Arbeit erzielt oder umsatzsteuerpflichtige Umsätze hat, es sei denn, diese Einkünfte sind in bestimmten gesetzlich geregelten Fällen vollständig steuerfrei. Die Beratung ist im Wesentlichen auf die Einkommensteuer beschränkt. Sie zahlen einen Mitgliedsbeitrag, dessen Höhe der Verein festlegt.
• Steuerkanzlei: Steuerberaterinnen und Steuerberater sind nicht auf bestimmte Einkunftsarten beschränkt. Für Gewerbetreibende, Freiberufler, Gesellschaften, bei größerem Immobilienbesitz oder bei Fragen der Unternehmensnachfolge und Erbschaftsteuer ist eine Kanzlei deshalb in der Regel die passende Anlaufstelle.

Vollmacht und Belegabruf

Viele Daten liegen dem Finanzamt bereits elektronisch vor, etwa Lohnsteuerbescheinigungen, Mitteilungen über Rentenbezüge sowie Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung. Mit Ihrer Vollmacht kann die Kanzlei diese Daten über die vorausgefüllte Steuererklärung abrufen. Dafür gibt es nach Angaben von ELSTER zwei Wege: die Vollmachtsdatenbank der Bundessteuerberaterkammer oder einen Antrag über Mein ELSTER, den Sie online oder mit einem per Post zugesandten Freischaltcode bestätigen.

Das erspart Ihnen das Zusammensuchen von Papiernachweisen. Prüfen Sie die abgerufenen Daten trotzdem: Das Finanzamt zeigt nur, was etwa Arbeitgeber oder Versicherungen übermittelt haben. Fehler müssen bei diesen Stellen korrigiert werden.

Berufshaftpflichtversicherung

Selbständige Steuerberaterinnen und Steuerberater sind nach § 67 des Steuerberatungsgesetzes verpflichtet, sich gegen Vermögensschäden aus ihrer beruflichen Tätigkeit zu versichern und diese Versicherung während der gesamten Bestellung aufrechtzuerhalten. Verursacht eine Kanzlei durch einen Fehler einen Schaden, etwa durch eine versäumte Frist, kann sie dafür haften, und die Versicherung sichert solche Ansprüche ab.

Fragen für das erste Gespräch

Das erste Gespräch dient beiden Seiten: Die Kanzlei prüft, ob sie Ihr Anliegen übernehmen kann, und Sie können einschätzen, ob Arbeitsweise und Kosten zu Ihnen passen. Diese Fragen helfen dabei:

1. Abrechnung: Rechnet die Kanzlei nach StBVV ab oder auf Grundlage einer Vergütungsvereinbarung? Mit welchen Kosten müssen Sie im ersten Jahr ungefähr rechnen?
2. Belegaustausch: Wie übermitteln Sie Rechnungen, Kontoauszüge und Verträge? Gibt es einen digitalen Weg?
3. Ansprechpersonen: Wer betreut Ihre Unterlagen im Alltag, und wer ist für fachliche Fragen zuständig?
4. Zeitplan: Bis wann braucht die Kanzlei Ihre Unterlagen, damit Fristen sicher eingehalten werden?

Gut vorbereitet Kosten sparen

Weil der Umfang der Arbeit bei der Bemessung der Gebühr eine Rolle spielt, können Sie die Höhe Ihrer Rechnung ein Stück weit beeinflussen. Ein Karton voller ungeordneter Belege bedeutet zusätzlichen Aufwand in der Kanzlei, der sich in der Rechnung niederschlagen kann.

Sortieren Sie Ihre Belege, ordnen Sie Kontoauszüge den jeweiligen Vorgängen zu und reichen Sie Verträge vollständig ein. Je übersichtlicher Ihre Unterlagen sind, desto weniger Zeit braucht die Kanzlei, und desto besser lässt sich das Honorar kalkulieren.